Réunion préparatoire - 30/11

[NotMartial]

Ça nous permettrait de venir ceci dit, mais on est une vingtaine, faudrait prévenir :-p

[Jef]

J'ai posté le CR dans la section réunion mais je le remets ici pour les retours et discussions.
J'ai surement oublié des trucs.

Réunion du 30/11/18 - Orga Festival 2019

Présents :
Axel, JC, Robin, Geoffrey, Xavier, Pascal, Jef

Détails techniques discutés :

- Les verres : on doit faire le décompte de ce qu'on a, sachant qu'on a besoin de minimum 300 verres pour assurer, si on en a moins on en recommandera. Le cas échéant on reprendra soit le premier modèle soit un nouveau si on trouve quelque chose de cool.

- Les fûts : Les participants qui amènent leurs fûts devront les récupérer après le festival dans un délais fixé, si le délais est dépassé l'asbl les conserve et verse un dédommagement de 20€. Il s'agit d'éviter de devoir garder les fûts trop longtemps.
On demandera aux brasseurs d'amener leurs connecteurs de Keg ou tête de fût et de les identifier clairement pour les récupérer. Si nécessaire, l'asbl achètera un stock pour compléter.

- Une série de noms ont été évoqués pour le jury du concours des bières servies. La dégustation se fera à l'étage et devra être terminée pour 16h au plus tard.

- Nous allons souscrire à une assurance RC pour l'asbl et voir si il y'a lieu de prendre quelque chose de particulier pour le festival

- Organisation du bar :
L'asbl achètera 22 pots numérotés pour la récolte des jetons. Ils seront placés à l'aplomb des becs.
Nous allons demander aux brasseurs de nous donner une estimation de leurs horaires de présences.
Il leur sera demander un minimum de temps au bar pour le service et la discussion avec les visiteurs.
En cas de rush au bar (qu'on espère entre 17h et 21h), nous installerons un système de double bar avec les tables hautes présentes sur place ou des tables de brasseurs. La gestion du remplissage des verres sera assurée par les effectifs, les brasseurs eux seront entre le bar et la ligne de tables placées 1,5m devant celui-ci. Ils récupèrent les jetons et les commandes et transfèrent les verres du bar aux visiteurs.
Cela permet d'avoir un espace de commande beaucoup plus large, de permettre à plus de personnes d'assurer le service (5 aux pompes et 10 à l'entre-bar), ça réduit le temps d'attente, les bousculades au bar et facilite la discussion.

- La carte : on cherche quelqu'un capable de remplir le tableau au dessus du bar à la craie. On doit avoir la confirmation qu'on a le droit de tout effacer ou si on prévoit quelque chose pour l'accrocher par dessus.

- La caisse sera placée dans le sas côté rue, c'est dans le passage et il y'a un renfoncement assez profond pour ranger les caisses de verres et les goodies.

- L'affiche définitive et les flyers (tout ce qui sera imprimé en somme) seront en anglais.

- Les brasseurs sélectionnés devront payer la cotisation pour participer au festival, ils sont légalement tenus de faire partie de l'asbl et donc d'être membres cotisants. Ce point sera précisé dans le règlement.

- La rédaction du règlement va être finalisée par Robin, Xavier va la faire traduire par ses collègues afin d'être mise en ligne sur le forum. Com' sur FB avec liens attendue pour cette semaine.

- Manon se propose pour couvrir l'évènement au niveau des photos

- L'organisation des dégustations pour la sélection s'organisera au fil des dépôts des bières des candidats. Il est important que chaque bière soit évaluée sérieusement et que des notes de dégustation argumentées soient retournées au brasseur.

DActions à prendre :

- Robin termine la rédaction du règlement et Xavier la fait traduire. Publication cette semaine.
- Robin envoie un exemplaire d'une fiche de dégustation à tous les effectifs.
- Prise de contact avec les différents membres du jury (Axel, Robin, Pascal)
- Prise de contact avec les points de dépôt des bières (Robin : BWC - BeerM - Malt Attacks, Geo Beer Brother, Axel MHMH)
- Comptage des verres : Jef, Didier, Robin
- JC pose la question du tableau à Caulier

[Didier]

Stock verre chez moi : une caisse entamée format Stout. Environ 40 verres. J'en ai vendu 2 et les autres ont été non récupèrés au belgo.

[Axel]

46 nonics pour moi

[Nicolas R]

Je pensais aux sponsors ce matin, je me suis dit je vais voir ce qui a été décidé et je ne vois rien dans le compte rendu.
Est-ce qu'on ne cherche pas de sponsors ou alors c'est déjà en route ou bien vous n'en avez simplement pas parlé?

[Jef]

Pas parlé.

[Nicolas R]

Est-ce qu'on se met en chasse de sponsors? ou on reste indépendant?

[Axel]

On a qd m un sponsors énorme